Ihr Unternehmen – ein offenes Buch

Für viele kleine und mittlere Unternehmer fängt das neue Jahr alles andere als gut an. Zum ersten Mal haben sie Vermögensverhältnisse offen legen müssen - und das alles andere als freiwillig. Bereits seit vielen Jahren sind GmbHs und AGs sowie GmbH & Co. KG nämlich verpflichtet, ihre Jahresabschlüsse zu veröffentlichen. Hierzu waren diese beim zuständigen Handelsregister einzureichen und beim Bundesanzeiger eine „Hinterlegungsbekanntmachung“ zu beauftragen.

Seit 2007 hat sich diese Vorgehensweise insoweit geändert, dass die Veröffentlichung der Jahresabschlüsse elektronisch zu erfolgen hat. Die Einreichung beim Handelsregister entfällt. Stattdessen ist der Jahresabschluss an den elektronischen Bundesanzeiger in Dateiform zu senden. Dies gilt bereits für alle Abschlussunterlagen für nach dem 31.12.2005 beginnende Geschäftsjahre also regelmäßig ab dem Abschluss 2006.

Am Umfang der einzureichenden Unterlagen ändert sich nichts. Mittelgroße und große Unternehmen haben ihren gesamten Jahresabschluss einschließlich Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang sowie Lagebericht einzureichen. Bei kleinen Unternehmen reicht die Zusendung von Bilanz und Anhang. Die Gewinn- und Verlustrechnung mit ihren oft sensiblen Daten muss hingegen von kleinen Unternehmen nicht veröffentlicht werden.
Zur Form der Einreichung gibt es keine speziellen Vorgaben. Es kann daher zwischen den allgemein üblichen Dateiformaten wie z. B. Word, rtf, Excel oder XML frei gewählt werden. Allerdings sind die Dateiformate unterschiedlich teuer. Am billigsten ist die Veröffentlichung im XML-Format.

Genauso wie die bisherige Veröffentlichung in Papierform verbunden mit der Hinterlegungsbekanntmachung ist auch die elektronische Veröffentlichung kostenpflichtig. Neben der Jahresgebühr von 5 EUR (bzw. 10 EUR für große Gesellschaften) fallen für die Führung des Unternehmensregisters Bearbeitungsgebühren beim Bundesanzeigerverlag an. Die Mindestgebühr beträgt 20 EUR. Weitere Informationen zur Höhe der Bearbeitungsgebühr finden Sie im Internet unter „www.ebundesanzeiger.de“.

Bezüglich des Zeitpunkts der Offenlegung hat sich an der bisherigen Rechtslage nichts geändert. Es verbleibt bei der Maximalfrist von 12 Monaten nach Ende des Geschäftsjahres. Der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2006 endende Geschäftsjahr war also spätestens bis zum 31. Dezember 2007 einzureichen.

Wesentliche Änderungen gegenüber der früheren Rechtslage gibt es hinsichtlich der Überprüfung der erfolgten Veröffentlichungen bzw. hinsichtlich der Sanktionierung unterbliebener Veröffentlichung. Die Ahndung erfolgt jetzt von Amtswegen. Wer seinen Offenlegungspflichten nicht nachgekommen ist, wird hierfür unter Fristsetzung und Androhung eines Bußgeldes von bis zu 25.000 EUR Anfang 2008 aufgefordert werden. Alleine diese „Ermahnung“ wird dabei schon Geld kosten, weil „den Beteiligten die Verfahrenskosten aufgegeben werden“ sollen. Die Höhe dieser Bearbeitungsgebühr für die Ermahnung beträgt dabei bereits 50 EUR.

Hinweis: Wer als offenlegungspflichtiges Unternehmen seinen Jahresabschluss noch nicht zum eBundesanzeiger gesandt hat sollte dies schleunigst tun. Dem Vernehmen nach wird das zuständige Bundesministerium für Justiz spätestens Mitte Februar die ersten kostenpflichtigen Aufforderungen an nachlässige Unternehmen versenden. Wer vorher noch seinen Pflichten nachkommt, vermeidet vermutlich die Bearbeitungsgebühr. Allen betroffenen Unternehmen empfehlen wir daher, die bestehende Offenlegungspflicht bereits vor Einleitung solcher Verfahren zu befolgen. Ihre Steuerberater helfen Ihnen dabei gern.